富士胶片商业创新为知名跨国企业打造数字化工作空间
近日，办公成本持续上涨？空间等资源利用率低？还有各种环境绩效等可持续发展目标如何达成？某知名跨国企业中国区总部与富士胶片商业创新（中国）有限公司合作，通过构建数字化工作空间解决了系列问题，还实现了考勤、访客、工位、会议室、企业信息发布，以及智能文具发放、快递柜等的智能化管理。该企业负责人对全新的智慧型数字化工作空间体验给予了高度评价：“智能化办公系统不仅提升了公司的整体工作效率，也极大地提升了员工的满意度，相信未来智慧办公将继续为我们的业务发展提供有力支持。”
项目前期，该跨国企业对富士胶片商业创新（中国）提出了一系列具体要求，包括降低成本：含控制运营支出、提高企业资产使用效率、降低房屋租赁支出等；提高效率：即通过中、日、英多语言使用界面提升员工体验、工作效率及满意度；集成化统一管理：能与现有企业微信、HR人事系统等实现所有数据的互联互通且能统一管理的集成化平台；能持续优化企业规划决策：即通过平台各模块的大数据汇总，统计并分析多方数据提供合理化的空间使用建议。
富士胶片商业创新（中国）为该跨国企业中国区总部创建了基于智慧办公物联网的智能化管理平台，包括通行/考勤管理、工位管理（固定工位/移动工位）、访客管理、会议室预约管理、企业信息发布管理、智能柜管理（访客柜/快递柜等）、环境监测管理。
全新的数字化智慧办公环境令该跨国企业管理层、员工与客户都体验到全面的智能、高效与便捷，如：以往的刷卡通行/考勤，变为可刷脸或NFC/IC卡刷卡/身份证刷卡认证，人脸识别支持20000人脸底库、达到毫秒级识别速度，支持断网离线使用，还能防止手机视频、照片等攻击；访客管理系统支持员工通过企业微信、钉钉等移动端填写访客信息并发出邀请，系统自动发送短信邀请码至受邀访客，实现了访客网上预约、短信提醒和扫码签到，免去访客每次登记以及多次到访重复登记的繁琐，可保障企业信息安全，还能对访客数据进行追溯和可视化管理。通行/考勤管理系统基于企业实际需求实现了定制化智能访客及员工出入规则设置，如设定员工和访客在工作时间和非工作时间、不同门禁的具体出入限制，总经理办公室、仓库、实验室等特定区域的进出规则等，实现了细分通行设置及相关数据管理，同时将员工每天的首次打卡和最后一次打卡数据作为考勤记录。
新智慧办公环境采用智能工位管理，实现了内勤人员设置固定工位，外勤人员则采用移动工位的方式。外勤人员可在PC端或移动端提前预约移动工位，预约时可根据可视化办公室地图模式或快速筛选方式根据区域、楼层、时间等筛选工位预约；外勤人员在进入公司签到后，其预约的工位上方水墨屏则自动显示预约者姓名及和使用时间等信息，同时该工位开始通电、通网、通话机；移动工位使用情况可实时查看，包括部门工位数量及空闲、占用情况，通过搜索人名可快速定位到该人员位置；利用找同事功能则可根据工号、姓名、手机号等信息快速查找该同事所在工位。
会议室空间管理则解决了以往该企业会议室多却难预定、难管理和难以临时调整等问题。新智慧办公系统支持跨区跨天预定、同时预定多间会议室、在线会议同步预定等；可设定会议规则如黑名单、白名单、开放时间、审核会议等；预定成功后系统自动发送预定、会前、审批、释放及签到等会议消息提醒；每间会议室门外都设有智能显示屏，有会议时显示红灯、空闲显示绿灯；会前可通过人脸识别或刷卡、输入密码、扫码等方式签到确认开使用已预定会议室；会前5分钟未签到系统自动发送取消提醒，到达预定时间后，会议室的智能探测系统如探测到无人开会则在15分钟后取消预定重新释放该会议室，同时预定开会者如三次预定未使用则被计入黑名单。
该数字化智慧办公系统还可发布企业传播信息，如大屏展示座位与环境等信息、展示要客欢迎标语、还可播放宣传视频或进行直播。此外，员工还可通过手机端申请文具等物品，申请获批后可到智能柜扫码、刷卡或刷脸开柜，自助领取所需物品，如发生错拿、多拿或少拿等情况，智能柜会有语音提示，经提示依然有错拿情况，系统则会将相关信息自动上报。
值得一提的是，数字化智慧办公环境还可实现空间资源的可视化管理，该跨国企业在公司入口等区域的大屏幕实时展示着公司整体布局、座位使用情况、会议室使用情况以及办公环境监测信息，如温度和湿度、空调和文印设备等产生的臭氧、VOCs等有害物质，装修材料和家具等散发的甲醛、氨气、TVOC等有害气体的各类环境信息。相关管理人员还可在系统管理界面查看实时工位状态，随时进行工位调配等操作，同时还可对全国的办公室分布、员工信息以及工位、会议室使用实况等各类数据进行多维度展示与分析，并生成可视化图表报告，作为企业综合管理及办公空间进一步优化的依据。
目前，富士胶片商业创新（中国）已为众多知名企业、机构提供了全场景数字化智慧办公解决方案。数字化智慧办公空间不仅能实现高效互联、便捷、智慧和安全的混合办公，还能帮助企业实现办公资源合理化、资源状态可视化、访客接待规范化、同时保障企业安全，提高资产使用率、降低房租支出等运营成本。该企业负责人在感谢信中表示：“富士胶片商业创新专业的技能和出色的服务，让我们在日常工作中能更高效、便捷地完成各项任务，不仅提高了办公效率，也极大提升了员工满意度。”