20220830

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富士胶片商业创新助力迅达(中国)率先实现合同与印章管理数字化

        近日,迅达(中国)电梯有限公司与富士胶片商业创新(中国)有限公司合作推出一站式“迅达中国合同和印章管理平台”。该系统覆盖迅达(中国)总部及42家分公司的各类业务近130种文档,可根据文档类型自动匹配相应用印类型,规范用印流程,进一步确保用印安全、高效,同时可对所有合同和用印信息进行追溯,从而有效规避业务风险,大幅提升工作效率,实现合同与印章管理流程数字化。

        迅达集团是全球领先的电梯、自动扶梯、自动人行道及相关服务的供应商,作为迅达集团全资子公司,迅达(中国)的服务涉及整个楼宇生命周期,从设计到安装、维修、保养及更新改造。迅达(中国)长期以优质的产品和服务为中国的城市化发展,尤其是高层地标、商业地产、公共交通等建筑做出了贡献。迅达(中国)每年需要签署盖章的各类合同文件多达几万份。如何能让各分公司、各业务部门用印规范统一?如何能让各级审批人员便捷高效地完成审批?如何能快速查阅、比对、审核盖章的纸质和电子版合同内容?如何能在控制用印风险的同时确保业务效率?经过调研,迅达(中国)决定选择专业的业务流程解决方案服务商,将相关需求交给擅长业务创新和业务流程数字化的富士胶片商业创新。 

        针对客户诉求,富士胶片商业创新(中国)为迅达(中国)量身定制了智能化管理平台 —— 合同和印章管理平台,实现了在线用印审批、线上电子用印、线下实物用印、印后电子归档的数字化管理。该合同与印章管理平台通过企业内容管理系统和流程引擎构建了统一的电子和实物用印中台,既可满足传统线上人工用印申请,也可为各业务系统提供统一的电子和实物用印接口,无缝衔接业务和用印审核。系统可根据中国用印规范和不同业务及文档类型预设用印类型,申请人只需选择业务和文档类型即可自动匹配对应的印章类型和审批流程。其中,电子用印部分采取静默自动用印,即通过将关键词插入电子文件实现自动批量盖章,不仅能确保用印文件的信息安全还可提高大批量用印的效率,让线上用印突破了时间与地域的限制,保障关键业务用印的时效性和业务连续性。此外,通过数字证书可确保电子用印的文件内容无法被篡改,该平台提供的区块链三方存证服务可保证电子合同的法律效力。

 

        对于实物用印,该系统采用物联网技术对实物印章实现了线上管理和线下用印,在线上审核阶段可对用印的印章类型和数量进行约定,申请人通过线下账号登陆认证后可选择通过审核的用印任务,在全程摄像监控下解锁印控设备操作用印,用印操作和用印前后的文件影像均通过平台统一记录,便于后续查阅与审计。系统强大的AI OCR功能可对纸质和电子文件内容进行全文快速比对和差异标注,包括对方先盖章的纸质文件都可记录并保存比对结果,不仅提高了业务部门和审核部门的效率,更可实现审核过程的全程可视化管理,确保审核文件与用印文件内容的一致性。无论电子用印还是实物用印,最终用印信息都可以报表形式自动记录,从而实现用印的可视化管理。同时,还可根据权限对最终用印文档实现便捷、安全的检索查询。

        迅达电梯流程变革管理部相关负责人表示:“现代科技监印、盖章与时俱进。让用印更安全、更高效。合同与用印流程的智能一体化管理,让印章管理更轻松。”全新的合同和印章管理平台让迅达(中国)实现了人印分离、远程审批、文件自动比对、数据归档、记录溯源。即用印全过程可生成印章使用轨迹,实现印章状态统计和印章使用情况的实时监控;实现盖章过程人章分离,用章过程全掌控,摒弃传统人工管章的方式,大大降低了人为操作风险。迅达(中国)彻底告别了“用章难、管章难、验章难”,以数字化形式实现了全面守护用印安全。目前,迅达(中国)的合同与印章管理系统已与集团各业务系统如HR系统和代理商/分包商系统等完成了对接。合同与印章管理系统自2021年上线试用至今,已完成6千份电子用印、2万份实物用印,实现了业务数字化和自动化,为企业降本增效助力。

        作为合同与印章管理数字化的先行者和受益者,迅达(中国)还在稳步推进更深入的业务流程数字化转型。利用科技为企业赋能,推动企业合规经营、高质量可持续发展是一项宏大且深远的工程。此次和富士胶片商业创新合作,实现了核心业务的数字化融合、合同与印章管理流程的数字化,为迅达(中国)从战略、管控、运营、风控等多方面实现持续发展奠定了坚实基础。