扫描专递

扫描专递^*1旨在自动扫描纸质文件，并将其分类传送至目的地，通过减少手工流程节省时间，并确保准确可靠的文件归档。

登记程序化业务的文档流程，并可一键调用

您可以提前登记各种设置，例如文件读取方法、图像处理、输出格式和保存位置，在扫描时只需按一键即可将其调出。

管理员可以在数码多功能机上预登记日常任务的文件扫描方法和文件保存方法。使用者只需将原稿放在数码多功能机上并按下与文件类型对应的按钮，即可自动执行从纸质文件数字化到保存的过程。

从扫描到保存的整个过程可以自动完成，或者使用者可以在扫描时检查并操作过程，允许使用者根据文件内容和环境设置适合的工作流程。
使用扫描专递可以自动执行繁琐的过程，从而提高扫描效率，使用户获得始终如一的扫描质量。

为每个任务登记文件流程

设置文件流程的信息，例如扫描方法和保存方法，称为“文件类型”信息。文件类型信息可以根据任务的类型和内容进行分组和登记。用于分组的任务信息称为“任务类型”信息。

在扫描专递中，您最多可以设置8个任务类型。您还可以为每个任务类型设置最多10个文件类型。

• 从菜单屏幕选择扫描专递

• 从[作业类型]中选择适用的作业
• 您最多可以设置8个作业类型

• 从[文件类型]中选择适用的文件
• 您最多可以设置10个文件类型

拆分、保存并自动分类文件

您可以选择以下格式保存文件：

• PDF
• DocuWorks文档
• TIFF（多页）

您还可以一次扫描多个文件并按空白页、QR代码和条形码将其分隔。您还可以按任务类型、文件类型、日期和使用者名自动对扫描的文件进行分类。可以通过组合这些文件属性和任何字符串来设置对象文件夹名称和文件名。

使用Working Folder随时共享文件

您可以在以下任一位置中指定保存文档的目的地：

• FTP服务器
• Windows或Mac中的共享文件夹（SMB传送）
• Working Folder^*2

• *1：可选。
• *2：FUJIFILM Business Innovation提供的基于云的服务。要使用Working Folder，则需要另外签订合同。

当文件以DocuWorks或PDF格式保存时，可以向文件添加以下3个属性。这些属性被称为“常规属性”。

• [业务类型]：扫描时所选择的业务类型
• [文件类型]：扫描时所选择的文件类型
• [使用者]：扫描文档的使用者姓名

您还可以向文件添加任何属性和属性值。这些属性被称为“扩展属性”。扩展属性可以在文件类型信息中设置，还可以在扫描时由使用者输入。最多可以设置6个扩展属性。

以DocuWorks格式保存文档时

在已扫描文档中，扩展属性和常规属性的值保存为自定义属性。保存的值可用于搜索。借助DocuWorks的属性视图功能，可整理分类并显示符合条件的文件，并帮助您管理已扫描文档。

以PDF格式保存文档时

扩展属性和规定属性的值，将作为自定义的属性保存至文档（自定义属性格式），同时作为单行文字串保存至文档属性［Description］＞［Keywords］（关键字格式）。保存的属性值，可以用于搜索文件等情况。

编辑和使用文件属性

使用DocuWorks Document Property Entry 2^*1，您可以轻松编辑^*2分配给文件的属性。此外，您还可以使用属性轻松搜索^*2这些文件，并将搜索结果输出到CSV文件，或一次性替换所有属性。

• *1：DocuWorks Document Property Entry 2是DocuWorks 9.1的可选软件。有关详细信息，请参阅DocuWorks 9.1的产品信息页面。
• *2：您还可以使用DocuWorks编辑单个文件的属性或进行简单的搜索。

当文件的页眉或正文中添加了QR代码或条形码时，扫描专递将从QR代码或条形码中读取并处理信息。

通过扫描专递专用的QR代码自动设定

可在扫描专递专用的QR代码设定以下内容。

• 保存位置文件夹的创建规则
• 文件名称的创建规则
• 扩展属性（仅当以DocuWorks或PDF格式保存时。最多6个属性）

通过将此处内容的QR代码粘贴并扫描，可自动设定文件原有的信息，实现以最少的操作进行扫描处理。

普通QR代码或条形码的使用

也可粘贴任意字符串的QR代码或条形码进行扫描，使用其信息。可以按照文件类型的设定，将扫描时读取的QR代码或条形码的文字串用于保存位置文件夹的命名规则，或者作为扩展属性保存至DocuWorks文档或PDF内。也可以只提取QR代码或条形码字符串的一部分使用。

• 注：仅支持日文和英文的QR代码文字串。

此功能可以从标准表格（例如报价单和发票）中自动提取特定的文件信息。通过使用此功能，您可以使用文件中包含的信息对文件进行分类并设置文件名，而无需检查文件的内容，稍后也无需为了分类而更改文件名。

• * 使用“自动提取字符串”功能时需要“可搜索PDF套件”或“高级扫描套件”。

从模板中提取属性

从模板（重复文件）中提取属性。自动提取的字符串可用于扫描文件的文件名或保存位置的文件夹名称。

支持以下模板。

• 发票
• 报价单

扫描文件中的“供应商/客户名称”、“创建日期”、“管理号码”和“截止日期”等特定条件将被自动提取。

提取记号笔指定区域内的字符

如果您有报价单或发票以外的标准表格，您可以在指定区域内提取字符串。自动提取的字符串可用于扫描文件的文件名或保存位置的文件夹名称。

准备一份黑白原稿并用彩色记号笔（建议绿色）圈出您想要的任何区域。当您扫描该原稿时，用彩色记号笔圈出的区域将被设置为扫描区域。

从输入坐标指定的区域中提取字符串

指定扫描区域，在0～500 mm范围内指定距离原稿左上方的位置，在2～500 mm范围内指定宽度/高度。如果字符串的任何部分包含在指定区域中，该字符串将被自动提取。

• 注：根据字符类型，可能会出现OCR无法正确处理的现象。在这种情况下，请在执行扫描时于[文字串的提取结果]画面中修正文字。
  常被误认的文字示例：
  “大写字母O”⇔“数字0”
  “大写字母I”⇔“数字1”
  “大写字母S”⇔“数字5”

您可以将文件扫描处理结果的通知发送至指定使用者。

• 注：要使用电子邮件通知功能，则必须在数码多功能机中设置电子邮件发送服务器（SMTP）和电子邮件通知服务。

扫描专递的操作和管理从Internet Services显示的插件屏幕上执行。在插件设置屏幕上，您可以登记、编辑和删除文件类型信息。您还可以导出设置信息并将其导入到其他数码多功能机。

通过使用Scan Process Easy QR创建工具（以下简称“QR创建工具”），您可以创建可通过Scan Process Easy读取的QR代码，并将其作为注释粘贴在DocuWorks文档中。

• 注：您可以从我们的官方网站下载“QR创建工具”（免费）。“QR创建工具”下载服务页面。
  >> “QR创建工具”下载服务页面。

使用“扫描专递设定向导”，管理员只需三个步骤即可轻松完成初始设置。

1. 选择推荐的业务类型。
2. 设置保存位置。
3. 选择要保存的文件格式。

推荐的业务类型可在设定向导中选择。从“部门”、“销售部门”和“总务部门”这3种推荐的业务类型中选择一种与您将要处理的文件类型相似的类型。

您可以根据模板登记、编辑和删除文件类型的信息，以便可以根据业务操作情况进行自定义。

最多可以设置8个业务类型，每个业务类型最多可以设置10个文件类型。